Bu yazının amacı, Kurumsal Mimarinin ne olduğunun detaylarını anlatmak değil. Kısaca Kurumsal Mimariye bir giriş yaptıktan sonra bu çalışmaların başarısını artıran bu nedenle de firmanın hangi temeller üzerine kurumsal mimariyi inşa etmeleri gerektiği konusunda okuyucu bilinçlendirmektir.
Kurumsal Mimari Nedir?
Bir kurumun stratejilerini, iş süreçlerini, veri ve enformasyon ihtiyaçlarını, bilişim sistemlerini ve teknoloji altyapısını belirli bir çerçeve ile tanımlayan, kapsamlı bir çalışmadır.
Bu bağlamda kurumsal mimarinin temel işlevi; kurumun hedefleri, stratejileri, yapısı, işleyişi, kullandığı sistemler ve sistemlerde kullanılan teknolojiler hakkında bilgi vermek ve bunları yönetmektir. Örneğin altyapıdaki herhangi bir bilgisayarın kapanmasına bağlı olarak hangi süreçlerin, hangi veri tabanlarının, hangi operasyonların etkileneceğini görebiliyorsanız çalışmanızı belli ölçüde tamamlamışsınız demektir. Bu kapsamda kurumsal mimari, yalnızca mevcut yapıyı yönetmekle kalmayıp, kurumun gelecek planlarını destekleyecek Bilgi Teknolojileri altyapısını belirleme ve projeksiyon oluşturmaktan da sorumludur.
Kurumsal Mimarinin kısaca hedefleri;
- Karar alma sürecine katkı sağlamak,
- Kuruma ait iş süreçleri için; değişikliklere hızlı yanıt veren ve stratejileri destekleyen, entegre ve standartlara uygun bir ortam oluşturmak,
- Bilgi Teknolojileri envanterini oluşturmak ve devamlılığını sağlamak,
- Bağımsız iş bölümlerine, kendi hedefleri dâhilinde oyun alanı ve rekabet avantajı sunmaktır.
Kurumsal Mimarinin faydaları;
- Kurumsal yapıya ait mimari bileşenlerin tek bir modelde görüntülenmesi,
- Stratejik karar mekanizmalarının desteklenmesi,
- Risk Yönetimi ve İş sürekliliği planlamalarının yapılabilmesi,
- Yapılan değişikliklerin mimariye olan etkilerinin ortaya konulması,
- Bilgi Teknolojileri operasyon maliyetlerini azaltılması,
- Sürdürülebilir büyümenin sağlanması,
- İş süreçlerinin hangi sistemler üzerinde çalıştığının görselleştirilmesi ve yönetiminin kolaylaştırılması,
- Uluslararası standartlarda dokümantasyon oluşturulabilmeyi sağlamaktır,
- Bilgi Teknolojileri ve diğer bölümler arasındaki uyumun/iş birliğinin artırılmasının sağlaması.
Yukarıda çok kısa özetlemeye çalıştığımız Kurumsal Mimari çalışmalarında boşa kürek çekmemek için en önemlileri aşağıda belirtilen çalışmaların başarısına bağlı olduğunu unutmamamız gerekir;
- Firma Kültürünün Belirlenmesi
- Proje Sponsoru ve Proje Yapısı
- Firma Süreç Yönetimi ile Entegrasyon
Firma Kültürünün Belirlenmesi
Tüm Kurumsal Mimari paydaşları arasındaki uyumu sağlayabilmek için 3C olarak adlandıran kavramın firma içerisinde geliştirilmesi gerekir.
- Coordination (Koordinasyon)
- Collaboration (İşbirliği)
- Communication (İletişim)
Koordinasyon, İşbirliği ve İletişim kavramları Firma Kültürünün temel bileşenlerinden bazıları olduğuna göre Kurumsal Mimari çalışmaları için öncelikli oluşturmamız gereken Firmanızın DNA’sı yani kültürüdür.
Firma kültürünün temel boyutları şu şekilde sıralanabilir:
Amaç ( misyon ), geniş görüşlülük ( vizyon ) ve değerleri,
Strateji ve stratejilere bağlı süreçleri ve Organizasyon yapısı,
Denetim ve kontrol sistemleri,
Kurumsal Mimari paydaşlarının bilgilerini paylaşabildikleri güçlü ortak bir kütüphane,
IK Politikaları,
Alışkanlık haline gelmiş uygulamaları ve efsaneleşmiş hikâyeleri.
Şimdi gelelim bu kültür denen sosyal olgunun öncelikli olarak belirlenmesine. Firmalar farklı yönetim anlayışlarıyla başarıya ulaşabiliyorlar. Önemli olan yönetim anlayışının firmanın hedefleriyle ve anlayışı belirleyen farklı boyutların birbirleriyle tutarlı olmasıdır. Örneğin, kararların binlerce hayatı etkileyebildiği ve uygulama hızının kritik öneme sahip olduğu askerlik alanında başarıyı getirecek yönetim anlayışı ile yaratıcılığın önemli olduğu bir moda tasarım şirketinde başarıyı sağlayacak yönetim anlayışının birbirinden farklı olması beklenir. Bu bağlamda firma kültürünü belirleyicilerin dikkat etmesi gerekenler konusuna birkaç örnek verelim. Örneğin firma kültürünü belirleyen ana parametrelerden birisi “Performans Yönetimi” olup alt parametrelerinden bazıları ise aşağıdaki gibidir:
- Kaliteye Verilen Önem
- Teknolojinin Kullanımı
- Müşteri Odaklılık
O halde kültür belirleyicileri, yukarıdaki parametrelerden firma için hangilerinin daha önemli olduğunu belirlemek zorundalardır. Örneğin kalite mi yoksa işin miktarı mı?
Firma kültürü, etkenleri çok fazla olabilen, ölçülmesi ve yorumlaması oldukça karmaşık olan bir sosyal olgudur. Böyle bir çalışmayı, kültürünü belirleyecek firmanın dışarıdan profesyonel destek almadan yapması işin doğasına aykırıdır.
Proje Sponsoru ve Proje Yapısı
Proje, hepimizin bildiği gibi, tek bir ürün, hizmet ya da sonuç oluşturmak için yürütülen, geçici bir girişimdir. Bu çalışmaların kesinlikle bir sponsoru olmak zorundadır. Bu sponsor her zaman firmanın tepesindeki kişidir. Her ne kadar günümüzde PM ofisleri bu görevi yürütüyor gibi görünse de projenin başarısı sponsorun destek ve yönetimi ile bağlantılıdır. Aslında bu da firma kültürünün parçalarından biridir.
Kurumsal Mimari çalışmaları bir projenin parçalarıdır. Bir proje de,
- Proje Entegrasyon Yönetimi (Integration)
- Proje Kapsam Yönetimi (Scope)
- Proje Zaman Yönetimi (Time)
- Proje Maliyet Yönetimi (Cost)
- Proje Kalite Yönetimi (Quality)
- Proje İnsan Kaynakları Yönetimi (HR)
- Proje İletişim Yönetimi (Communication)
- Proje Risk Yönetimi (Risk)
- Proje Tedarik Yönetimi (Procurement)
- Proje Paydaş Yönetimi (Stakeholder)
Bileşenlerinden oluştuğuna göre Kurumsal Mimari çalışması sırasında yapacağımız her projenin detayında yukarıdaki bilgi alanlarını göz ardı etmememiz gerekir. Sonuç olarak ise bize göre en önemli nokta Kurumsal Mimari çalışmaları sırasında ele alınan birden fazla projenin entegrasyon yönetimidir. Tabi ki burada dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta da, bu projelerin tekrar ( dublicate ) veya verimsiz proje olmamasıdır.
Firma Süreç Yönetimi ile Entegrasyon
Hepimizin bildiği gibi firma paydaşlarının belirlediği vizyon, misyon, strateji ve hedefler bağlamında firmanın tepe yöneticisi, firmanın uygulayacağı operasyonel, yönetimsel ve destek süreçlerine bağlı olarak yapısal organizasyon şemasını oluşturur. Bu şu demektir, firmanın yapısal organizasyon şeması süreçlere göre şekillenir ve belirlenir.
Firmalar “Süreç Yönetim” leri öncesinde bir etki analizi yapmak zorundadır. Süreçlerle veya Kurumsal Mimari ile ilgilenen herkes etki analizinin ne olduğunu bilir. Firmanın üst düzey yöneticileri genelde yapısal organizasyon şeması içerisinde süreç yönetiminin yerini doğru belirleyemedikleri ve buna bağlı görev atamalarını doğru yapamadıkları zaman yani diğer temel süreçler ile ilgili etki analizini doğru yapamadıkları zaman süreç yönetimi de kurum içerisinde hayal olur.
Örneğin süreçlerle ilgilenen bölümlerden bazıları şunlardır. Süreç Yönetimi, Kalite Yönetimi, Bilgi Teknolojileri Yönetimi, Değişim Yönetimi, Kurumsal Mimari Yönetimi, Bilgi Güvenliği Yönetimi, Çevre Sağlığı Yönetimi, İşçi Sağlığı Yönetimi vb.
Burada dikkat edilecek en önemli nokta, süreç yönetimi kapsamında yapılması gereken tüm çalışmaların tek bir bölüm tarafından yönetilmesidir. Bu bölüm diğer bölümlerden bağımsız ve mümkünse de üst yönetime doğrudan bağlı bir bölüm olmalıdır.
Bu bölümün yapacağı çalışmaların, firmanın diğer tüm bölümleri tarafından kabul edilebilir ve kullanılır olması şarttır. Bu nedenle de gerekli bölümler arasında iş birliği oluşturulmalıdır.
Sonuç olarak yönetimin yapması gereken ilk çalışma ilgili bölümler arasındaki bilgiyi ve değişimi doğru takip edebileceği bir yapılanma içerisine girerek süreç yönetimini yapısal organizasyon içerisinde doğru yerde konumlandırmalıdır. Bu bağlamda yapacağı ikinci çalışma ise süreç yönetiminden, süreçlerle yönetime geçerek firma içerisinde kavram birliğini sağlamasıdır.
Dr. Selami ERARSLAN